Programma zero accessi, agende elettroniche e scambio telematico di atti

La riorganizzazione del sistema di accesso ad uffici e cancellerie avviata nel corso del 2019 mediante l’istituzione del front office presso la cancelleria del dibattimento penale ha costituito il primo passo verso la realizzazione del programma “zero accessi”.

Gli obiettivi paralleli di ridurre i tempi di attesa per gli utenti e al contempo consentire alle cancellerie di svolgere più ordinatamente le attività routinarie ha poi registrato un suo primo punto di arrivo a partire dal gennaio del 2020.

Alla luce della sopraggiunta esigenza di contingentare i flussi di utenza, derivante dall’emergenza Covid 19, è stata attivata una proficua interlocuzione tra il Tribunale di Viterbo, l’Ordine degli Avvocati ed uno dei partner tecnologici (Astalegale.Net) che ha portato, nel mese di luglio 2020, ad una prima sperimentazione presso l’ufficio NEP della prenotazione da remoto degli appuntamenti per l’accesso alle cancellerie attraverso una piattaforma digitale accessibile dal sito istituzionale.

Ad ottobre 2020 è stato varato un apposito gruppo di lavoro, al quale hanno partecipato le tre componenti sopra indicate, il cui traguardo, conseguito nel mese di dicembre 2020, si è tradotto nella nascita e nell’avvio operativo della cosiddetta “agenda digitale” per tutte le cancellerie penali e civili. L’agenda digitale, nelle varie declinazioni specifiche registratesi per ogni cancelleria, consente la prenotazione da remoto degli appuntamenti, la richiesta ed il rilascio di copie telematiche, ad oggi con riferimento ad alcune tipologie di atti, ottenendo in questo caso l’integrale dematerializzazione della procedura attraverso il pagamento telematico (PagoPa).

Durante il primo anno di utilizzo, la percentuale di atti inseriti nel descritto circuito di dematerializzazione si è attestata intorno al 35%. Tale percentuale è cresciuta fino a lambire il 65% già a partire dal 2022 in seguito ad alcune modifiche apportate alla piattaforma.

A partire dal 2023, di pari passo con l’incremento di fascicoli penali digitalizzati (TIAP) e cogliendo appieno le opportunità scaturite a seguito delle modifiche introdotte dalla Riforma “Cartabia” con riferimento al processo penale telematico (l’introduzione dell’applicativo APP ha determinato la completa dematerializzazione del fascicolo penale), appare meno utopistico e dunque lontano il raggiungimento dell’obiettivo tendenziale ventilato dal programma “Zero Accessi”.

Per ciò che concerne l’area civile, nell’anno 2024 si è registrato un ulteriore decremento delle richieste pervenute attraverso il software di gestione degli appuntamenti (2.944 a fronte delle 3.664 del 2023), dato che, nel 2025, rimane tendenzialmente stabile con un numero di richieste pari a 2.902.