L’attività di aggiornamento della mappatura dei processi, di analisi e valutazione organizzativa presso il Tribunale di Viterbo in collaborazione con l’Università degli Studi della Tuscia

Il progetto di aggiornamento della mappatura dei processi, di analisi e valutazione organizzativa sviluppato in collaborazione con l’Università degli Studi della Tuscia ed avviato di recente presso questo Tribunale è orientato all’individuazione di un modello organizzativo ispirato all’obiettivo di una piena valorizzazione del personale, a seguito dell’esaurimento delle procedure di stabilizzazione dei contingenti P.N.R.R..

Il tutto all’interno di una prospettiva che tenga visione di sistema ed interesse del cittadino utente quali punti cardinali del percorso in procinto di essere intrapreso.

Gli obiettivi del percorso anzidetto sono in estrema sintesi i seguenti:

1. Definizione di un modello organizzativo ottimale nell’ottica di una organizzazione non più concepita per funzioni, bensì per processi, con particolare attenzione al recupero, entro una visione realistica centrata su una diffusa consapevolezza delle risorse disponibili, di attività e spazi precedentemente riservati all’operatività dell’Ufficio per il processo.
2. Conduzione di un’analisi a 360 gradi finalizzata all’introduzione di un rinnovato sistema di organizzazione e gestione delle risorse che tenga assieme, all’interno di una visione di sistema articolata e coerente, formazione, lavoro agile, mobilità interna, orari ed una policy finalizzata alla valorizzazione dell’age management, mediante un ragionamento complessivo orientato alla produzione di soluzioni realistiche e sostenibili nel tempo.

Lo sviluppo del progetto necessita di un coinvolgimento di tutte le componenti dell’ufficio quantomeno in alcune fasi nevralgiche del percorso.

Quest’ultimo sarà infatti l’occasione, all’interno di un ambiente tendenzialmente popolato da attori forniti di competenze giuridiche, per avviare un processo di contaminazione culturale attingendo a un set di competenze trasversali, utili ad animare un confronto aperto sulle migliori soluzioni per l’ufficio e per i destinatari dei suoi servizi, contribuendo in tal modo a costruire un contesto e modelli organizzativi vincenti.

Si ritiene opportuno richiamare preliminarmente l’attenzione di tutti su alcuni passaggi cruciali contenuti nelle nuove linee guida ministeriali è infatti evidenziato che “con il nuovo ordinamento si passa da un lavoro fortemente incentrato sulla mansione, aderente ad un modello organizzativo ormai esaurito, ad un lavoro incentrato sul processo” e che “il passaggio al lavoro per processi nella pubblica amministrazione segna il superamento della tradizionale divisione in compartimenti stagni a favore di una gestione trasversale orientata al risultato”.

Inoltre, nel documento è altresì sottolineato che “all’interno del nuovo sistema sono ricomprese tutte le attività di supporto alla giurisdizione, le quali risultano interconnesse fra loro secondo la gestione “del processo”, che involge più attività in più livelli, contribuendo a creare nuove competenze trasversali, da sviluppare in team al fine di ottimizzare l’organizzazione complessiva”.

Da ultimo, le linee guida ribadiscono che “in tale contesto, la figura dell’ex addetto all’Ufficio per il processo è stata ricompresa nella famiglia dei funzionari dei servizi giudiziari, insieme al profilo dell’ex funzionario giudiziario, proprio per mettere a disposizione del supporto alla giurisdizione tutte le risorse possibili e finalizzate al buon andamento degli uffici, permettendone un impiego duttile ed agevole”.

Entro tale impianto complessivo, è possibile comprendere più agevolmente il senso del percorso intrapreso in collaborazione con l’Università in quanto, sempre secondo le richiamate linee guida, “nell’assegnazione delle risorse e nella ripartizione delle attività occorre, in ogni caso, tenere conto della consistenza dell’organico del personale amministrativo al fine di contemperare il giusto equilibrio tra amministrazione e giurisdizione”.

Il concetto base per riorientare e ridefinire le attività sarà pertanto quello che fa riferimento al “servizio giustizia”, per la sua accentuata capacità di proiezione verso il cittadino utente che ne costituisce il principale destinatario ed alla luce del suo valore unificante di segmenti spesso contrapposti all’interno di una dicotomia fuorviante, quella fra giurisdizione ed amministrazione.

Quest’ultima, invero, proprio nell’ambito di un’organizzazione concepita per processi può trovare la sua doverosa ricomposizione.

Le analisi da sviluppare in collaborazione con l’Università potranno rivelarsi quindi decisive nel definire, fra l’altro, il punto di equilibrio ottimale da affidare alle successive valutazioni che culmineranno nelle disposizioni organizzative finali, adottate a valle del percorso intrapreso.

A seguito di un primo incontro tenutosi in data 18.6.26 presso questo Tribunale, si è convenuto di avviare le attività in oggetto assegnando priorità all’aggiornamento della mappatura dei processi operativi che ebbe luogo al tempo dello sviluppo del Progetto Giustizia Agile.

Le attività sono state peraltro precedute da un breve incontro di formazione allo scopo di fornire alcune indicazioni sul modo di procedere all’aggiornamento delle mappature mediante un’illustrazione delle tecniche di redazione dei diagrammi di flusso.

Il cronoprogramma ipotizzato per l’avvio e la conclusione del percorso descritto consta dei seguenti passaggi:

1. Riunione preliminare della cabina di regia a composizione mista (Tribunale-Università) per definizione degli obiettivi e del metodo dell’indagine (tenutasi in data 18.6.2026, ore 15.30).
2. Incontro di formazione destinato ai responsabili di uffici e servizi sulle tecniche di redazione dei diagrammi di flusso ai fini dell’aggiornamento della mappatura dei processi operativi già esistente (programmato per giovedì 9 luglio, ore 12.00).
3. Seminario di formazione (in plenaria) sull’organizzazione per processi (programmato per mercoledì 15 luglio, ore 11.30).
4. Avvio ufficiale dell’attività di rimappatura dei processi operativi esistente (immediatamente successiva al seminario predetto).
5. Stesura di una disposizione di servizio provvisoria da parte della dirigenza del Tribunale volta a regolare organizzazione ed attività dell’ufficio in attesa della conclusione delle attività di mappatura e dello svolgimento delle analisi e valutazioni successive (entro la conclusione dell’estate).
6. Seminario di formazione (in plenaria) orientato a favorire la conoscenza dei contenuti del nuovo ordinamento fondato sulle famiglie professionali unitamente alle dinamiche organizzative ad esso sottese (ad ottobre).
7. Validazione della disposizione di servizio provvisoria e definitiva regolazione dell’organizzazione e delle attività di ufficio (entro la conclusione dell’anno).
8. Sviluppo di ulteriori analisi a completamento dell’indagine principale.